Datenschutzerklärung

für den Steuersoft AI Agent (agent.steuersoft.ai) · Stand: 30.09.2026

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung des Steuersoft AI Agent verarbeitet werden, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Steuersoft GmbH
Wallstraße 7, 66740 Saarlouis
Handelsregister: HRB 24335, Amtsgericht Saarbrücken
Vertreten durch den Geschäftsführer Berthold Frankenreiter
E-Mail: info@steuersoft.de

2. Datenschutzbeauftragter

Für die Steuersoft GmbH und die Steuer-Online MF GmbH ist folgender externer Datenschutzbeauftragter benannt:

Nina Rümmele
Perfekter Datenschutz (OT) GmbH
Am Paradeplatz 20, 69126 Heidelberg
E-Mail: Kunden@perfekter-datenschutz.de
Telefon: 069 2475 10 260

3. Nutzung für Mandanten oder Mitglieder

Der Agent unterstützt bei der Erstellung von Einkommensteuererklärungen. Bearbeiten Sie damit beruflich die Steuerfälle Dritter (etwa als Beratungsstelle, Kanzlei oder Lohnsteuerhilfeverein), sind Sie bzw. Ihre Organisation für deren Daten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten dann ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage des mit Ihnen geschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Die nachfolgenden Angaben beschreiben die technische Verarbeitung durch den Dienst; die Information der betroffenen Mandanten oder Mitglieder obliegt dem jeweiligen Verantwortlichen.

4. Hosting und Zugriffsprotokolle

Der Agent wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland betrieben.

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Verbindungsdaten. In den Zugriffsprotokollen speichern wir ausschließlich eine gekürzte IP-Adresse (der letzte Block wird entfernt, sodass kein Rückschluss auf einen einzelnen Anschluss möglich ist), Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge und die Browserfamilie. Aufrufe der Programmierschnittstelle, über die Falldaten übertragen werden, werden nicht protokolliert.

Zweck ist der sichere und stabile Betrieb sowie die Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Betriebssicherheit. Die Protokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

5. Anmeldung per E-Mail-Link

Der Agent ist ein Werkzeug für freigegebene Nutzerinnen und Nutzer. Außerhalb der festgelegten Firmennetze erfolgt die Anmeldung über einen Anmeldelink per E-Mail. Dazu verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, prüfen, ob sie für den Zugang freigegeben ist, und senden Ihnen einen Link, der 15 Minuten gültig ist. Um Missbrauch zu verhindern, kann je E-Mail-Adresse nur in bestimmten Abständen ein neuer Link angefordert werden. Aus dem Steuersoft-Programm heraus erfolgt die Anmeldung stattdessen über ein kurzlebiges Programm-Token.

Der Versand der E-Mail erfolgt über den E-Mail-Dienst der IONOS SE (Deutschland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Zugangs) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor unbefugtem Zugriff).

6. Cookies und lokale Speicherung

Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein einziges Sitzungs-Cookie. Es enthält eine signierte Kennung Ihrer Anmeldung, ist für Skripte nicht auslesbar, wird nur verschlüsselt übertragen und läuft nach 30 Tagen ab. Dieses Cookie ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Einstellungen wie die Wahl zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild oder ein aus dem Steuersoft-Programm übergebenes Zugangs-Token werden im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) abgelegt. Diese Daten verbleiben auf Ihrem Gerät, werden von uns nicht ausgewertet und können von Ihnen jederzeit über die Browsereinstellungen gelöscht werden.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein und binden keine Inhalte externer Anbieter (etwa Schriftarten oder Skripte aus Content-Delivery-Netzen) ein. Alle Bestandteile der Seite werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

7. Steuerfall, Dokumente und Belege

Zur Erstellung der Steuererklärung verarbeitet der Agent die Daten, die Sie eingeben oder hochladen, zum Beispiel Angaben zu Einkünften, Werbungskosten, Sonderausgaben, Kindern und Partner/in sowie Vorjahresbescheide, Übermittlungsprotokolle und Belege.

• Hochgeladene Dokumente (Bescheide, Protokolle) werden nur zum Auslesen verarbeitet und danach verworfen. Die Originaldateien werden im Agent nicht gespeichert.
• Fallakte: Gespeichert werden die daraus gewonnenen strukturierten Angaben (Kennzahlen), Ihre Antworten und der Bearbeitungsstand, getrennt je Lizenz. Inaktive Fälle werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; Sie können Fälle auch vorher selbst löschen.
• Belege werden zur Erkennung an unsere Belegerkennung übergeben, die wir selbst auf Servern in Deutschland betreiben.
• Berechnungen (etwa die voraussichtliche Erstattung) erfolgen auf unserem eigenen Berechnungsdienst.
• Auf Wunsch erstellt der Agent eine Zusammenfassung als PDF, die direkt an Ihren Browser ausgeliefert wird.

Steuerdaten können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa die Religionszugehörigkeit (Kirchensteuer) oder Angaben zur Gesundheit (Krankheitskosten, Behinderung). Diese werden nur verarbeitet, soweit Sie sie für die Steuererklärung angeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der vereinbarten Leistung); für besondere Kategorien von Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung durch die Angabe). Bei der Nutzung für Dritte richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem Verhältnis zwischen Ihnen und Ihren Mandanten bzw. Mitgliedern (siehe Abschnitt 3).

Die elektronische Übermittlung der Steuererklärung an die Finanzverwaltung erfolgt nicht über den Agent, sondern ausschließlich nach Ihrer Freigabe im Steuersoft-Programm.

8. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Für einzelne Funktionen setzen wir generative KI-Modelle ein, die wir über den Dienst Amazon Bedrock der Amazon Web Services EMEA SARL in der Region Frankfurt am Main (EU) nutzen. Das betrifft insbesondere:

• die Prüfung der Angaben auf Optimierungsmöglichkeiten und Rückfragerisiken,
• die Analyse von Steuerbescheiden (z. B. für einen Einspruch),
• die Einordnung von Belegen,
• den Frage-Chat zu Steuerthemen, sofern Sie ihn nutzen.

Dabei werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte übermittelt. Die Anfragen laufen über von uns betriebene Dienste; die Daten verbleiben in der EU-Region und werden vom Anbieter nicht zum Training der Modelle verwendet. Die Ergebnisse sind maschinell erzeugte Vorschläge. Sie ersetzen keine steuerliche Beratung und werden erst wirksam, wenn Sie sie bestätigen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für besondere Kategorien von Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

9. Sprachfunktionen

Wenn Sie die Spracheingabe nutzen, wird Ihre Aufnahme erst nach Ihrem Klick auf das Mikrofon erstellt und zur Umwandlung in Text über einen von uns betriebenen Dienst an Amazon Transcribe (Region Frankfurt am Main) übermittelt. Beim Vorlesen wird der jeweilige Text an Amazon Polly (Region Frankfurt am Main) übermittelt und als Audio zurückgegeben. Der Agent speichert weder die Aufnahme noch das Audio; protokolliert werden lediglich technische Metadaten (Zeitpunkt, Umfang). Die Nutzung ist freiwillig; alle Eingaben sind auch per Tastatur möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Zugriff auf das Mikrofon erfordert Ihre Freigabe im Browser.

10. Übergabe an das Steuersoft-Programm

Die ermittelten Vorbelegungen können Sie an das Steuersoft-Programm übergeben. Dafür werden sie in einem je Lizenz getrennten, geschützten Übergabespeicher abgelegt, vom Programm abgeholt und dort erst nach Ihrer aktiven Bestätigung übernommen. Nicht abgeholte Übergaben werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht.

11. Abrechnung und Protokollierung

Für die Abrechnung der Nutzung in Steuersoft-Guthaben (St€) und zur Nachvollziehbarkeit führen wir ein Nutzungsprotokoll. Es enthält ausschließlich Metadaten wie Lizenzkennung, Zeitpunkt, genutzte Funktion, Umfang und berechneten Betrag sowie gegebenenfalls einen Prüfwert (Hash) eines Dokuments – niemals dessen Inhalt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie lit. f DSGVO (Nachweis und Missbrauchsabwehr).

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Eingesetzt werden:

• Hetzner Online GmbH, Deutschland – Hosting der Server,
• IONOS SE, Deutschland – Versand der Anmelde-E-Mails,
• Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg – KI-Modelle (Amazon Bedrock) sowie Sprachfunktionen (Amazon Transcribe, Amazon Polly), jeweils Region Frankfurt am Main.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragnehmer stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

13. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Eine Übermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen. Soweit Konzerngesellschaften eines Dienstleisters mit Sitz außerhalb der EU nicht ausgeschlossen werden können, stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

14. Speicherdauer

• Zugriffsprotokolle: 14 Tage,
• Anmeldelink: 15 Minuten gültig; Sitzung: 30 Tage,
• hochgeladene Dokumente: nur für die Dauer der Verarbeitung,
• Fallakte: bis zur Löschung durch Sie, spätestens 90 Tage nach der letzten Bearbeitung,
• Übergaben an das Steuersoft-Programm: bis zur Abholung, höchstens 24 Stunden,
• Abrechnungsdaten: solange sie für die Abrechnung benötigt werden und gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch) es verlangen.

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an info@steuersoft.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Wurden Ihre Daten von einer Beratungsstelle, Kanzlei oder einem Verein mit dem Agent bearbeitet, richten Sie Ihr Anliegen bitte an diese Stelle; wir unterstützen sie bei der Erfüllung.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken

17. Weitere Hinweise

Keine automatisierte Einzelentscheidung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der Agent liefert Vorschläge; die Entscheidung über Übernahme und Abgabe treffen stets Sie.

Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für eine Funktion erforderlichen Angaben kann diese Funktion jedoch nicht genutzt werden.

Sicherheit

Alle Verbindungen sind nach dem Stand der Technik verschlüsselt. Zugriffe sind auf freigegebene Personen beschränkt, und Daten werden je Lizenz getrennt gehalten.